Werkplek inrichten: stappenplan voor een gezond en productief kantoor

Begin met de werkprocessen, niet met het meubilair

Een effectieve werkplek sluit aan op de dagelijkse praktijk. Kijk daarom eerst naar het aantal medewerkers, de bezetting per dag en de activiteiten die in de ruimte plaatsvinden. Een kantoor waar medewerkers vooral individueel en geconcentreerd werken, vraagt om een andere indeling dan een kantoor met veel overleg, klantbezoek en hybride werken.

Breng per team of ruimte in kaart welke functies nodig zijn. Denk naast reguliere bureauwerkplekken ook aan overlegplekken, aanlandplekken, concentratiezones, belcellen, opbergruimte en ontvangstplekken. Zo voorkom je dat medewerkers videobellen aan hun bureau, documenten op tafels blijven liggen of overleg plaatsvindt in een ruimte waar collega’s geconcentreerd proberen te werken.

Vragen voor de eerste inventarisatie

• Hoeveel medewerkers werken er gemiddeld tegelijk op kantoor?
• Werkt iedereen op een vaste werkplek of met flexplekken?
• Hoeveel overlegmomenten en videovergaderingen zijn er dagelijks?
• Welke teams hebben behoefte aan stilte, samenwerking of privacy?
• Welke apparatuur, documenten en persoonlijke spullen moeten op de werkplek passen?
• Is er voldoende ruimte voor ontvangst, overleg, pauzes en informeel contact?

Stap 1: maak een functionele kantoorindeling

De ideale bureauindeling zorgt voor logische looproutes, voldoende ruimte rond werkplekken en een heldere verdeling tussen rustige en dynamische zones. Plaats teams die veel samenwerken bij elkaar, maar voorkom dat overlegplekken direct naast concentratiewerkplekken staan. Een goede indeling maakt het kantoor rustiger zonder dat je de onderlinge verbinding verliest.

Gebruik een maatvaste plattegrond om de beschikbare ruimte goed te benutten. De richtlijnen uit NEN 1824 helpen bij het bepalen van voldoende ruimte voor werkplekken, looproutes, kasten en overige voorzieningen. Ook de positie van ramen, deuren, radiatoren, kolommen en aansluitpunten heeft invloed op de uiteindelijke opstelling.

Let bij de indeling op deze punten

• Houd looproutes vrij en voorkom dat medewerkers achter bureaus langs moeten lopen.
• Creëer afstand tussen werkplekken en zones waar veel overleg of telefonie plaatsvindt.
• Plaats werkplekken bij voorkeur haaks op ramen om reflectie op beeldschermen te beperken.
• Reserveer voldoende ruimte voor bureaustoelen, ladenblokken en kasten.
• Plan opbergruimte dichtbij de medewerkers die deze dagelijks gebruiken.
• Voorkom dat een werkplek direct in een drukke looproute of bij een doorgang staat.

Voor een grotere herinrichting is een 2D- of 3D-ontwerp waardevol. Daarmee zie je vooraf hoe werkplekken, vergadertafels, kasten, belcellen en akoestische oplossingen samenkomen in de ruimte.

Stap 2: kies ergonomisch kantoormeubilair

Een ergonomische werkplek helpt lichamelijke klachten te voorkomen en maakt het eenvoudiger om comfortabel te werken. Kies meubels die passend zijn bij de gebruikers en die goed instelbaar zijn. In de planfase helpt het om de afmetingen van je bureau zorgvuldig te bepalen. Daarnaast bieden NEN-EN 527 (bureauhoogte), NEN-EN 1335 (bureaustoelen) en NPR 1813 belangrijke richtlijnen voor ergonomische kantoorwerkplekken.

Vooral wanneer meerdere medewerkers dezelfde werkplek gebruiken, is instelbaarheid essentieel. Een vaste tafel of niet-verstelbare stoel is vaak alleen geschikt als deze exact aansluit op één gebruiker. In een flexibel kantoor bieden zit-sta-bureaus en ergonomische bureaustoelen meer mogelijkheden om werkplekken snel en verantwoord aan te passen. Zorg er daarbij voor dat je bureaustoel goed instellen standaard wordt meegenomen bij de oplevering.

Checklist voor een ergonomische bureauwerkplek

• Het bureau is op de juiste werkhoogte instelbaar of heeft een passende vaste hoogte.
• De bureaustoel heeft een verstelbare zithoogte, rugleuning en bij voorkeur verstelbare armleuningen.
• De onderrug krijgt ondersteuning door een goed ingestelde lendensteun.
• De voeten staan vlak op de vloer of op een voetensteun.
• Er is voldoende beenruimte onder het bureau.
• Het scherm staat recht voor de gebruiker, met de bovenkant ongeveer op ooghoogte.
• Toetsenbord en muis liggen dichtbij genoeg om ontspannen te kunnen werken.

Kies voor afwisseling met een zit-sta werkplek

Langdurig zitten is belastend, ook met een goede bureaustoel. Een elektrisch zit-sta-bureau maakt het makkelijker om gedurende de dag af te wisselen tussen zitten en staan. Het doel is niet om uren achter elkaar te staan, maar om regelmatig van houding te veranderen. Stimuleer medewerkers daarom om korte beweegmomenten in hun werkdag op te nemen, bijvoorbeeld na een telefoongesprek, overleg of afgeronde taak. Lees meer over zit-sta werken: voordelen en tips.

Stap 3: richt beeldscherm, laptop en accessoires goed in

Veel klachten ontstaan niet door het bureau zelf, maar door een ongunstige opstelling van laptop, scherm, toetsenbord en muis. Een laptop is geschikt voor kortdurend gebruik, maar voor structureel beeldschermwerk is een losse monitor met extern toetsenbord en muis meestal een betere keuze. Zo kun je je bureau en beeldscherm goed instellen zonder dat je armen en polsen ongunstig komen te liggen.

Werk je met twee schermen? Plaats het scherm dat je het meest gebruikt recht voor je. Gebruik je beide schermen evenveel, zet ze dan dicht tegen elkaar in een lichte V-opstelling. Zorg dat kabels netjes worden weggewerkt met kabelgoten, kabelslangen of een kabelmanagementsysteem. Dat oogt verzorgd, maakt schoonmaken eenvoudiger en verkleint de kans op loshangende snoeren. Neem daarom kabelmanagement voor je bureau vanaf het begin mee in de inrichting.